办公室职责及工作要求(收集5篇)

办公室职责及工作要求篇1

【关键词】高校办公室;管理;职能;制度

【Abstract】Universityofficeisacomprehensiveofficeofuniversitycommitteesandadministrative，inthekeypositiontocontactandcoordinatearound，hasfourfunctionsofservices，coordination，adviceandsupervising.Universityadministrativeofficesasacoreorganization，playsanimportantroleintheoveralloperation.

【Keywords】Universityoffice;Management;Function;System

2014年10月，中共中央办公厅印发了《关于坚持和完善普通高等学校党委领导下的校长负责制的实施意见》，明确了高校党委和校长权责，这也对高校办公室提出了更高要求，高校办公室的工作任务越来越繁重，越来越复杂，地位及作用也更加突出。高校管理者必须认识到高校办公室工作中存在的矛盾和问题，加强建设，改进工作，提高效率，才能确保学校各项工作的顺利进行，促进学校又好又快地发展。

1高校办公室职能特点

高校办公室工作具备一般办公室的特点，但又不同于党政机关、企事业单位的办公室工作，具有其自身的特殊性，高校办公室工作既要遵循一般管理活动的规律，也要结合高校自身运行机制来开展工作。

首先，高校的基本职能是人才培养、科学研究、服务社会和文化传承，其中，人才培养是高校的首要职能，这就决定了高校办公室的工作主要是围绕如何培养社会需要的高素质人才而开展工作，要服务于教学和科研工作，要为学校的教学和科研工作提供优质的服务，高校办公室需要更多关注学校的教学和科研工作，并要服从和服务于学校的人才培养工作。

其次，高校的主体是广大教师和学生，高校也是具有高学历、高职称的知识分子聚居地，教师和学生是高校办公室工作的主要服务对象，这与党政机关和企事业单位的办公室的服务对象明显不同，这也要求高校办公室在工作中要根据服务对象的特点，注意工作中的方式方法，提供人性化服务。

第三，高校作为知识分子较多的地方，也具有浓厚的学术氛围，而办公室则扮演行政部门的角色，更多是一个服务部门，高校办公室工作人员虽然也具有教师身份，但是却很少从事教学科研工作，就出现了这种现象：在学生眼中是教师，而在教师眼中则为行政服务人员。这种情况在高校以教学科研为中心的大环境下，他们的地位比较尴尬。

一般来说，高校办公室的职能主要包括以下方面：负责处理学校日常事务;围绕重点工作开展调查研究;负责党委会、校长办公会和党政联席会的安排;负责大型活动和会议的筹备和组织协调;负责帮助起草全校性的工作计划和总结;负责起草学校领导的重要讲话及领导讲话稿的审核;负责机要和保密工作;负责发文审核及来文处理;负责整体统计工作;负责对外联络和上级部门;负责会议决定事项的督办查办工作;负责档案管理工作;负责印鉴使用;以及负责完成学校领导交办的其他事项。

从高校办公室所承担职责来看，办公室的工作既涉及宏观运行，又涉及微观管理，高校办公室具有综合、参谋、协调、督办、服务等职能。

2高校办公室工作存在的问题

一是管理观念较为落后。在办公室工作中，高校办公室经常会依赖于习惯性做法和传统经验开展工作，容易坚持固有的工作方法，片面看重事务性工作，对工作中新情况、新问题疏于研究，更多是按照领导的要求开展工作，整体工作处于应付日常性琐碎性事务的低水平状态，工作缺乏积极性、主动性，限制了办公室职能的发挥。以笔者工作的北京青年政治学院，在办公室工作过程中，参谋工作就不够到位，有可能成为简单执行决策的从属部门。

二是内部管理制度不够健全。高校办公室存在着工作头绪多、任务重、要求高的特点，如果缺少健全的管理制度和规范的工作程序，就会影响工作效率。以北京青年政治学院为例，办公室在办文、办会、办事等工作中，存在着制度不够健全的问题，办事程序不够规范。同时，也存在着有章不循和执行不力的情况。如果不认真解决，就会影响办公室形象，造成不必要的人力、物力、时间的浪费，甚至造成工作上的失误。

三是机构设置不够规范。高校办公室得内部组织设置、岗位分工都会对办公室工作产生直接影响。目前，各高校办公室机构设置情况不尽相同，有的高校办公室成立若干科室，有的高校只设相关岗位;有的高校办公室工作人员较多，会存在人浮于事的现象，但是笔者在调查中发现，大多数高校办公室存在人员编制不足的现象，影响工作的开展。对此，办公室可采取分层次管理的方式，把工作落实到具体岗位，明确各岗位具体职责。

四是缺乏合理的培训机制。高校办公室工作其实专业性很强，理论上来说，其工作人员都应该接受系统的培训，学习掌握相关的技能与素质，并且在工作过程中要接受继续教育，更新知识，才能适应高等教育改革发展新形势的需要。公室工作人员有必要定期接受相关培训，更新管理理念、工作方式与技术。然而，在我国各高校发展的现阶段，这个制度还很不完善。同时，在一些高校也存在着只片面重视专任教师的在职培训，忽视管理人员的培训的现象，对管理人员的培训没有列入日常工作。

除此之外，高校办公室工作中还存在着职能发挥不够充分，工作人员素质不高，工作信息化程度不高等问题。

3高校办公室管理科学化的方法

国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2023年）明确提出了全面提高高等教育质量、提高人才培养质量、提升科学研究水平、增强社会服务能力、优化结构办出特色的高等教育发展任务，这是当前及今后一个时期国家教育改革和发展的纲领性意见。面对我国高等教育新的发展阶段和新的发展任务，也对高校建设发展提出的新的要求，高校办公室作为高校工作的重要一环，必须站在当今时代大背景和学校工作大局的战略高度来分析、审视和找准自身的定位。

一是要加强制度建设，规范各项工作。健全、科学的管理制度是办公室工作顺利开展的基础，完善制度、规范管理是保障高校办公室各项工作高效运行的基本前提。高校办公室工作涉及面广、零碎的、事务性工作居多，而且要经常面对临时性和突发性工作，对此，要做到杂而不乱，管理有序，就必须有完善的制度来约束，否则，就有可能造成管理上的无序和混乱，甚至出现非常严重的工作失误。只有不断加强制度建设，制度创新，做到制度完善、程序合理和责任明确，才能使各项工作都有法可依、有章可循，保证办公室各项工作高效运转。另外，在制定完善的制度后，还要严格执行各项制度，加强制度本身约束力和透明度，尽量减少人为因素的干扰，接受广大师生员工及各相关部门的监督。大家只有严格遵守制度，办公室的工作才会忙而不乱。二是契合党的群众路线教育工作精神，加强高校办公室对各项工作的科学化管理。要不断强化高校办公室工作无小事的意识，对办公室每一项工作都要尽职尽责，更要着眼全局，分清主次，才能确保不出差错。按照群众路线教育要求，高校办公室要做好会议审核工作，进一步精简会议，控制会议规模和数量;相对固定党委会、校长办公会、党政联席会的召开时间;合理确定会议形式，缩短会议时间。要规范和简化公务接待活动，按照上级最新要求，做到“公函接待”，严格按规定办理公务活动;严格接待场所的有关规定和标准，勤俭组织大型活动。精简文件简报，严格控制本部门和高校其他部门的各类文件简报，控制发文数量，规范发文程序，大力压缩、合并各类简报。改善服务态度，培养员工的职业精神，坚决改变“门难进、脸难看、话难听、事难办”、推诿扯皮等不良现象，严格执行首问负责、末未发言、服务承诺等制度，提升管理绩效。要多提供主动，提高主动参与政务、主动思考、主动创新的意识和能力，通过扎实、认真、仔细的工作，保证高校正常、有序和高效运转。

三是要建立教育培训制度，提高工作人员水平。高校办公室在教育培训方面具有不可比拟的优势，既可以最大程度的利用高校内部资源，加强与相关学院的沟通与交流;也可以在各高校办公室之间交流、交换工作经验。高校办公室要结合高校整体发展战略及发展规划，依据人员教育培训需求，及高校相关培训的政策、财务预算等，拟订年度培训计划，按照高校相关规定，鼓励员工继续学习。高校办公室只有建立起相应的教育培训制度，才能使所有人员的学习有规可循，不断提高业务水平。

总之，作为高校工作核心的办公室，要在高校改革的同时，继承和改善传统的管理方法，不断学习和借鉴先进的管理手段和方法途径，努力促进办公室管理水平和服务质量的全面提升，推进高校办公室管理工作迈上一个新台阶！

【参考文献】

[1]李忠美，胡泽俊.关于高校办公室管理工作的思考[J].科教文汇，2008（4）：2.

[2]戴亚军.高校办公室管理存在问题及对策研究[D].郑州大学，2011.

[3]耿建.推进新时期高等学校办公室建设的思考[J].黑龙江高教研究，2006（5）.

[4]杨德平.对高校院系办公室行政工作的思考[J].理论建设，2006（5）.

办公室职责及工作要求篇2

一、从零开始，正确认识政工工作的重要性本人原来在化验室从事化验工作，为了让自己所学的专业有用武之地，本人毛遂自荐要求到办公室工作。本公司没有设政工科，是办公室负责政工工作。在办公室工作的八年来，耳闻目睹并身临其境接触了政工工作，对政工工作有了进一步的认识。当时办公室的人员不多，一正、一付两个主任，一名司机、一名收发员加上办事员的我共五个人，真正是三个人要把承办领导层的集体决策和领导个人交办的事项、上级部门主办的事项、同级各职能部门和下级单位转办的有关事项，有时，牵涉面较广、归属不太明确且其他有关职能部门不便也不宜承办的事项，也由办公室承担、落实。具体是将公司经理管理层的决策变成文字，负责各类的文件的上传、下达，管理厂区、宿舍卫生、水电、出租屋等一切公共设施的维护及保养，工作量又多又杂，但都是些考验人的工作。政工工作是一项十分重要的，必不可少的人事、组织、思想的工作，它是一项团结和号召全体员工，为完成各项工作而努力奋斗，具有凝聚力、战斗力的具体工作。政工工作做好了，能使一个单位人心稳定、团结向上、精神振奋、齐心协力、环境和谐、政通人和，从而促进各项工作发展。政工在工作中要处理的关系很多，从正常的工作看，主要处理好以下三个方面的关系：

一是工作关系；这种关系包括两个方面，

一方面政工人员与自己所从事的工作发生的关系；

另一方面是政工人员与所有的业务部门因工作而发生的关系。他除了与本单位领导外，还要与单位的任何部门、任何人都要发生的工作协调关系。

二是人际关系，办公室在认真完成本职工作中，必须会与单位所有的人发生的工作的接触关系，还要与其他单位的人发生工作接触关系。工作中协调与处理人际关系，是政工工作的重要组成部分，良好的人际关系使人追求、使人渴望，不好的人际关系使人消极、使人抑郁。良好的人际关系可以增强凝聚力、战斗力、成为工作的活力和动力，起事半功倍的效果。

三是业务关系，办公室在完成自己本职工作时，与单位领导发生和各业务部门发生的业务关系。业务关系这是与政工工作有着专业联系的，与本单位业务不可分的因为工作而发生的关系。这与人的思想，人的工作和人所从事的业务，有着千丝万缕的联系。

如果这三种关系处理不好，就有可能不能完成领导交办的事情，制定出来的方案也无法实施。认识了政工工作的性质，我才真正理解前届主任对我说过的话：如果怕苦、怕累、怕麻烦，是做不好政工工作的，政工人员要树立全心全为人民服务思想，真正做到干一行爱一行。

二、学习各方面的知识，不断提高专业水平和整体素质办公室的工作接触面广，知识面要求高，是一个学习的社会课堂，是锻炼人的好地方。

1、为了尽转变角色、尽量发挥自己的特长，本人不耻下问，向当时的主任、副主任学习公文写作知识，利用业余时间看书、学电脑，年就能独立完成公司的半年、年终总结，能熟练运用WORD、EXCEL两种办公软件，除了完成本职工作外，还协助财会室用电脑建账，为公司节约了大量人力和财力。

2、八年来，我从两位办公室主任身上学到了不少东西。办公室主任的职责大致包括承办职责、参谋职责、管理职责、协调职责、领导指挥职责五个方面。每一个方面都是一门学问，对我这个门外汉来说，犹如刘姥姥进入了大观园。这五种职责的内涵分别是：承办职责指办公室主任对领导决策的贯彻、实施，承办各职能部门乃至下级机关、基层群众转办事项等方面所应有的职能和应尽的责任。参谋职责指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。管理职责指办公室主任在对行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。协调职责指办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。领导指挥职责统一指挥是发挥组织作用，贯彻执行决策的最重要条件。我认为这五种职责中最难掌握的就是协调职责和领导指挥职责了，

三、积极要求上进，及时向党组织靠拢。人的工作，是天下最难做的工作，特别是人的思想工作。说白了，做政治思想工作，就是去修补人的心灵的缺陷，这个缺陷包括灵魂的残缺，心灵的受伤和道德的坠落。如果自己的政治思想觉悟跟不上去又如何去做别人的思想工作呢？通过在办公室4年的磨练，我感觉到自己是时候向党组织靠拢了，年我向党组织递交了入党申请书，通过两年的考查，顺利转为预备党员，年正式加入了光荣的中国共产党。

办公室职责及工作要求篇3

关键词：办公室；分工；责任；监督

办公室工作的职责范围比较宽泛，贯通上下，联系左右，协调内外，工作特点是标准高、要求严、责任大、时限强。社会上有句顺口溜说办公室是“流汗水、掉泪水、没油水”的部门。笔者先后在两家大公司的基层单位从事办公室工作，结合自己遇到的一些情况，谈谈粗浅的认识。

一、基层单位办公室工作存在的问题

（一）工作范围界定不够清晰，工作内容比较模糊

基层单位的办公室是个筐，什么工作都往里装。笔者经历过的几个基层单位办公室，都是非常综合的部门，基本上是包含了除了能明确界定的生产部室工作之外的所有工作，既有传统的文书文印、办会、接待、后勤工作等，也包括党群、宣传、工会、团委、计生、薪资、车辆管理等工作，领导交办的临时性任务也是一个不小的工作量。特别是有些原则上应该由特定身份或者委员会完成的任务，有些领导也直接指定给办公室办理，比如工会工作由非工会成员身份的办公室员工办理、党支部会议由非党员身份员工记录，这类工作的开展就不符合相关规定，对于办事员来说，实施过程会遇到一些困难，结果也就达不到期望的效果。

（二）分工不够明确，责任督查落实不到位

第一，分工不够明确，“累死拉磨的驴，闲死打鸣的鸡”。有些单位有明确的分工，进行了文件明确，但也有些单位仅是口头分工，没有用行文方式把职责落实人头，员工就不清楚自己该在哪些业务上主动加强学习。在日常管理中，有些领导喜欢用听话的、能干的、不计较的员工办事，甚至把不少本来不属于岗位职责范围内的工作安排给某个员工来做，对于领导不喜欢或者办事推诿的员工，就少安排工作，这样既忽视了被安排员工的心理感受，也违背了管理工作的基本原则，形成“鞭打快牛”的局面。第二，责任督查落实不够，结果公平无法体现。对于已经明确的分工，年底考核都应该按照职责对照进行检查，有些工作不是职责范围内员工完成的，在结果上也没有进行认真对照督查，该考核的考核不到位，一定程度上树立了“干不干活干多干少都一样的”不良导向。

（三）有些员工责任意识不够，服务意识不强

有些人认为办公室的工作零零碎碎，仅仅就是跑跑腿打打杂，没有什么技术含量，不像搞主业生产的，做了也没什么成就感，工作上只是被动地完成领导交给的事务，积极性不高，有“不求有功但求无过”的心态，只求过得去，不求过得硬。甚至有些人工作拖拉甚至不作为，认为“多做多错、少做少错、不做无错”。

二、提高基层单位办公室工作质量措施

（一）清晰界定办公室工作范围和工作内容，建好主要阵地

明确办公室具体要行使的职责，不能把办公室当成“万金油”部门，办公室首先把文书文印、办会、接待、后勤工作等做好，确需要办公室落实的党群宣传和车辆管理等工作，也要用行文界定下来。对于需要由特定身份或者委员会完成的任务，根据相关政策要求，明确组成人员，界定出办公室协助做的工作内容。

（二）落实岗位职责，种好责任地

没有明确的分工就不能落实岗位职责。首先岗位职责要明确，责任落实到人头，把每个人的责任圈圈画清楚。全面梳理办公室要承担的所有工作，工作内容落实到岗位，工作目标到具体人头，人人肩上有责任。落实责任还要特别注意不能只画个人圈圈，还要画出相互之间配合的圈圈，避免出现各自为政的情况。

（三）强化责任考核，当好督查员

基层工作要考完善的制度，更要靠落实和监督。这里的责任考核从两个方面来讲，一是做好办公室人员的责任考核督查。二是做好协助基层单位考核督查。两者的共同点就是，都必须按照年初确定的各项工作任务目标，做好督查考核。通过厂务公开制度，把基层单位各个部门的指标完成进行公开，考核结果进行公开，把关系职工切实利益的事情公开，通过民主监督，不仅促进责任考核公开透明，同时也促进廉政建设。

三、提升办公室工作员工素质思路

（一）领导要重视办公室工作，给员工提供必要支持，明确职业发展方向

领导重视办公室工作，首先要清楚任何一个机构都只能完成有限的工作任务，领导要对这个部门的职责心中有数。特别要注意每个员工都有自己的职业发展方向，领导应有意识的从“加长长板，补全短板”的思路，让员工在工作中逐步成长。任务应根据工作实际归属范围而不是从“谁听话谁办”等这些角度安排。工作任务不能只发指令，要做比较详细的说明和部署，确保办公室员工理解指令的意图，特别是需要单位内部和外部多人共同完成的较为大型的工作、会议或者活动，要提供必要的工作支持。职业发展上坚持培训与培养、实践与理论并重，引导办公室员工勤学苦练，在实践中学习、提高和成长。

（二）提高基础业务能力，努力成为办公室工作专家

一是找出工作规律，按计划开展工作。办公室工作要从没有规律中找出主要规律，定期举行的工作会、领导班子会、生产例会、单位集体活动等都是可以提前策划的。二是行文办会讲规矩。以文书岗位为例，就是要收好来文、起好发文、管好印章。特别是印章管理，不能看熟人情面，也不能想当然或者照顾关系。三是涉及经济有关的事项要慎重。涉及到与经济相关的业务，比如办公耗材的采购等工作，必须按照规定办事，不去贪小便宜。

（三）不断提升自身素质，变成领导得力的助手

一是迈开腿，充分了解单位员工情况。想要做到上传下达，就必须注意搜集信息和调查研究。迈开腿，既要经常到领导办公室请示，充分理解领导意图，又要和同事们打成一片，知道他们的一些想法和意见，才能起到办事参谋作用。二是管好嘴，说该说的话。办公室是距离领导比较近的一个部门，经常参加领导的会议，知道的可能要多一点，但不能因为知道多就当“传话筒”、“小喇叭”违反了岗位职责要求。关系比较好的同事有可能有些个人抱怨，不能不假思索都向领导汇报。该向下传达的要言简意赅传达，该向上汇报的要深思熟虑原意汇报。三是勤动手，留下做事记录。办公室工作不容易出成果，但如果不记录就可能出问题。“好记性不如烂笔头”，正是因为事情多，更应逐条记录，分清主次和轻重缓急，做了的要有详细可追溯的记录，以备可查。

总之，做好基层单位办公室工作，既要有制度上的保障，又要有管理者的英明领导，还要有高素质的办公室员工实施，更要有单位员工的相互支持和配合，这些都缺一不可。办公室工作关键是要心平气和，不急功近利，老老实实做人，踏踏实实工作，才能真正取得一些成绩，得到领导和同事的认可。（作者单位：1.中国石化西南油气分公司川西采气厂；2.中石化西南石油局党委组织部）

参考文献：

[1]蒋汉.新时期如何做好国有企业基层工会工作[J]；东方企业文化；2014

办公室职责及工作要求篇4

【关键词】二级学院；行政办公室主任；职责

高校二级学院行政办公室是学校的一个基层业务办公机构，是二级学院管理工作的组织者、执行者，在高校中处于承上启下，沟通内外的枢纽地位。作为二级学院领导办事机构的负责人，行政办公室主任在日常工作中承担着繁重的任务。因此，面对高等教育改革不断向纵深发展，行政办公室主任需要更加明确自身职责，理清工作思路，改进工作方法，提高管理能力和管理水平。这对加强高校二级学院内部的科学及规范管理，推动二级学院行政管理工作有着重要意义。经过长期的工作体会，笔者认为高校二级学院行政办公室主任的工作职责主要包括几个方面：

一、承接办事职责

二级学院行政办公室主任的首要职责是贯彻、落实学院党政领导的决策和处理院内外职能部门要求办理的事务。高校二级学院行政办公室主任面对的对象较多，涉及的工作范围较广，但从所负责工作的具体内容来看，主要有几个方面：

一是办理学校上级职能部门交办的事项。行政办公室是二级学院行政管理工作的枢纽，承接着学校的学院多个上级职能部门的工作任务、要求，每周、每天的工作有的有计划、有安排，但有的是属于突发事件。这些工作首先要请示相关领导，把握领导意图。然后对于计划中的工作，行政办公室主任应该提前做好工作规划，分派办公室工作人员处理。对于突发事件，要尽快汇报请示，提请学院领导决定，再采取相应措施。同时工作任务完成后，还要及时向领导汇报工作结果。

二是办理学院领导交办的事务。学院领导或院党政联席会决定了的事，行政办公室主任要做好事件记录，落实工作任务，协调院内其他部门跟进，督促、检查和反馈。对于院内的临时性、牵涉面广的事项，如教职工红白喜事、体育竞赛等，均需要行政办公室主任来具体处理。

三是办理学院内部职能部门需要办理的事务。二级学院包含多个办公室和系部，分别负责的学院教学、科研和学生管理等诸多事宜。各办公室和系部工作中遇到困难和问题，大多都会与行政办公室主任联系，或者直接反馈到分管院领导处。这些问题在领导商量、决定后也需要行政办公室主任来出面加以解决。

二、督查管理职责

高校二级学院办公室主任的督查管理职责就是对行政事务实行管理，主要包括二级学院行政办公室本身的日常性的政务工作，具体职责涉及以下几个方面的内容：

一是做好文秘工作。办公室主任要做好各类行政管理公文、会议报告、教代会提案、年度和院内大事的工作总结等各类文稿的草拟工作，并提交院领导审阅，以便上报。要做好各类会议记录，抓住会议要点，及时向各部门传达中心思想。还要负责对各类公文进行签收、登记和归档。

二是做好财物工作。随着高校扩招，财物管理权均下放到二级学院。行政办公室主任应掌握学院总体财物状况和财物发放工作，做好收支记录，为领导决策提供可靠数据。同时还要监管好学院的国有资产，做好每年的设备申报、废旧设备报废和设备的日常管理工作。

三是做好日常事务。行政办公室主任作为院党政领导工作的协助者，既要参与学院政务工作，又要承办大量的日常具体事务。除了领导交办的文秘工作，还要搞好办公室内部的日常管理，加强对办公室全体人员和院内各教学系部的工作进度督查，及时处理出现的各类问题。另外包括学院各类活动的后勤保障工作，学院公关接待工作，安全保卫以及教职工集体活动等也属于办公室主任的业务范畴。

三、联络协调职责

联络协调是行政办公室主任的另一个重要职责。协调就是正确处理组织内外各种关系，为组织正常运转创造良好的条件和环境，促进组织目标的实现。办公室主任要协调学院内外和上下的各种关系，使行政办公室和院党政领导、院内外职能部门和普通教职工能互相配合，减少矛盾和冲突，主要工作内容有几个方面：

一是协调好与学院党政领导之间和学院领导内部之间的关系。行政办公室主任是二级学院党政领导的协助手，要坚定支持和服从学院领导作出的决定和指示，对安排的工作要统筹兼顾、抓住重点。对于领导之间的不同意见，要及时汇总整理，向相关领导提出合理建议，促成统一认识，推进工作开展。

二是协调好与院内外职能部门之间的关系。行政办公室连接内外，沟通上下，是二级学院行政管理工作的中转站。对于各单位之间出现的矛盾，行政办公室主任要及时出面协调，防止事态发展。还要及时听取学院内外职能部门的意见，积极与各方沟通，使工作能够在各部门之间步调一致，顺利推动。

三是协调好与部门教职工之间的关系。行政办公室负责学院的综合管理，很多工作如职称评审、教师培训等都涉及到教职工的切身利益。如果处理不当，容易导致教职工对办公室的甚至学院的工作产生异议。因此，办公室主任要积极与教职工进行沟通，了解教职工的想法，耐心听取意见，向学院领导及时反馈，及时调整。对于教职工与学院领导或部门之间产生的隔阂，办公室主任有责任及时沟通思想，融洽关系，使各方能够互相理解，互相支持，齐心合力搞好学院工作。

四、综合服务职责

办公室的工作千头万绪，但都是以服务为中心。离开服务工作，承接办事、督查管理和联络协调等职责都将无法实施。因此，服务是办公室主任工作的一个重要职责，要服务于上级领导，服务于各职能部门，服务于基层职工。

首先二级学院行政办公室主任要端正态度，认识到其既是办公室的负责人，又是普通办事人员；既要全面负责办公室的日常管理，又要负责各项公务，办理具体事务。因此工作中必须吃苦在前、享乐在后、敬业爱业，才能完成其所承担的重任。

其次办公室主任还要掌握服务工作的要领。一是要为学院领导服务，担当他们的助手和参谋，积极为领导出谋划策，提供合理建议，推动学院各系部、各部门正常开展工作；二是要为学校各职能部门服务，积极传达部门布置的任务，与学院内个系部共同完成交办的工作；三是也要为学院全体教职工服好务，加强和他们的交流，充分利用教职工政治理论学习、工会活动、教职工代表大会等沟通感情，多方收集教职工反映的意见，竭力解决他们工作和生活中的困难和问题。

总之，高校二级学院行政办公室主任在工作中一定要发挥主观能动性，积极思考工作方法，总结工作经验，认真履行承接办事、督查管理、联络协调和综合服务等职责，才能不断提高工作效率，促进高校二级学院管理工作的发展。

参考文献：

[1]华润兰.论系级办公室主任工作职责[J].建材高教理论与实践，1996，（3）.

[2]平旭辉.浅析办公室主任的服务职责及工作要求[J].科技信息，2010，（15）.

[3]马啸尘.浅析高校院（系）办公室主任的岗位职责及基本素养J].中国科教创新导刊，2012，（14）.

[4]林益富.高校图书馆办公室主任工作职责探讨[J].科技情报开发与经济，2004，（14）.

办公室职责及工作要求篇5

关键词：新形势；办公室；行政管理

中图分类号：G717文献标志码：A文章编号：1674-9324（2016）48-0012-02

高职院校办公室是高职院校行政管理的基层部门，同时也是核心部门，担负着协助参谋、沟通协调、督查协办、调研分析、处理学院日常事务等职责。当前，随着高等教育事业的迅猛发展和教育改革的深入展开，高职院校办公室行政管理工作也面临着诸多挑战与机遇，可以说挑战与机遇并存。如何在新形势下乘风破浪，提升工作水平、创新管理机制是目前需要研究的首要问题。

一、高职院校办公室行政管理工作内涵

行政管理是运用国家权力对社会事务的一种管理活动。现代行政管理多应用系统工程思想和方法，以减少人力、物力、财力和时间的支出和浪费，提高行政管理的效能和效率。高职院校与企业是完全不同的主体，高职院校的办公室行政管理工作是为了学校的办学目的服务的，在这一指导思想下，行政工作应该围绕提高服务质量进行。特别是新形势下，教育改革对管理工作提出了新的要求，而努力提升是唯一途径，以此为学校的发展夯实基础。

二、新形势下高职院校办公室行政管理工作的职能

高职院校办公室是一个特殊的行政机构，它是学校的中枢部门，起着承上启下，连接左右的作用。对上要做领导的参谋助手，对下要传达重要精神，对左要督办协查，对右要沟通协调，这些工作赋予了它相应的职能。在新形势下，这些职能又会较以往有所转变，笔者将结合多年实际工作中得到的体会进行阐述。

1.参谋咨询职能。当前，高职院校的决策依据已不再是依靠经验获得，而更多的是通过民主讨论，科学分析得来。在这个过程中，办公室会有很多机会参与其中，办公室人员不再只是被动接受领导交办的任务，更需要转变观念，主动关心学院的重大事项，积极思考，提出新思路，想出新办法，为领导的决策提供参考。首先要注意材料以及信息的收集，这些离不开实际调查，有调查才有发言权，因此办公室人员要主动与学院其他部门沟通，要多向兄弟院校学习交流，这些都要在平时工作中积累。办公室人员要对收集的资料和信息进行分析加工，将其中最能反映事物本质的资料整理成案，提供给领导；其次是协助领导决策。公室人员要及时精准的把握上级部门传达的核心思想，时刻关注现阶段学院工作重心的进程，结合国家方针政策与学院的当前状况，提出切实可行的对策和思路。

2.沟通协调职能。高职院校办公室，作为连接校内外的纽带，其基本职能就是沟通与协调，即学校与上级主管部门、各兄弟院校、有关合作单位的关系，学校内部各部门上下左右的关系，为学院的发展营造一个良好的氛围。首先要做到步调一致，在商讨的过程中，对决策有不同意见的同志进行解释，交换意见，有效说服；其次要能化解矛盾，如对对错分明的问题，不能和稀泥，要旗帜鲜明的表明立场；部门利益与整体利益相冲突的问题，有时需要对部门利益给予一定照顾；部门与部门利益相冲突的问题，要对涉事双方进行劝解，要有大局意识，相互让步。再次是需要安排得当，每项工作在实施过程中能否运作顺利，在很大程度上取决于安排是否合理得当。

3.服务管理职能。对于高职院校办公室来说，管理与服务是不可分割的。首先是为领导服务，做好参谋助手，协助领导安、处理相关事务，认真完成领导交办的其他任务；其次是为各部门以及所有教师服务，高职院校办公室承担着文件管理、档案管理、印章管理、传真收发、会议室安排等任务，所有这些都是具有服务性质的工作，在工作中，每个办公室人员都应该树立服务意识，尽最大的努力让服务对象满意。再次是为学生服务，高职院校办公室作为学校的行政管理部门，最要不得的就是“衙门作风”，也就是说在面对学生诉求时，不能“摆架子，甩脸子”，从某种意义上讲，办公室人员的态度将直接影响学生对学院行政管理部门以及教师的印象，这就要求办公室人员在服务中应做到一视同仁，热情周到。

4.协查督办职能。高职院校办公室作为基层管理部门，在实际工作中行使着协查督办的职责。首先要对各部门以及相关人员在现阶段所负责的工作了如指掌，同时要立足于学校全局利益，随时了解各项工作任务的进展，并且要关注完成质量；其次如果发现执行部门或有关人员在无充分理由的情况下无故拖延工作，办公室要做出适时提醒并督促实施，同时要如实的向学院领导汇报，以便于领导根据实际情况做出其他调整。

三、新形势下高职院校办公室行政管理工作的改进措施

1.关注并重视办公室工作。高等教育的发展使得高职院校办公室的工作变得越发重要。作为领导层，尤其要重视办公室工作，要认识到办公室行政管理工作对于整个学校发展的重大意义，要优先建设和发展办公室。办公室因为其综合性和全面性等特性，在实际工作中可委以重任，让办公室人员得到更多的锻炼。高职院校办公室行政人员地位低、待遇低、表彰少、评职称难，这些从某种程度上都会影响办公室人员的工作积极性，进而影响办公室行政管理工作的成效。因此要建立健全的考核制度，将考核结果与干部任用选拔、工资待遇以及职称评聘挂钩，从而激发办公室人员的工作积极性。

2.建立完善的规章制度。高职院校办公室的工作繁杂、头绪多且面广，还常常会面对很多突发性和临时性的任务。完善的规章制度可以帮助办公室人员做到忙而不乱，井井有条。结合OA系统，办公室行政管理工作的流程建设是势在必行的，印章使用、档案查询、文件运转、会议室安排、车辆管理等，一旦制定出完备的工作须知以及办事流程，发文至全院范围，都将大大提高办公室行政管理工作的效率以及效用，真正做到有章可循。同时也要注意在实际的使用过程中，听取各方面的意见和建议，根据实际状况进行调整、改善。

3.明确办公室职责。在讨论高职院校办公室职能时，都知道办公室具有参谋助手的作用，而在实际工作中，大部分办公室工作都是被动的，遇到问题时，更多的是选择缄口不言或者附和领导意愿。在服务过程中，关注细节，抓小放大，督办不力是一直存在的问题。办公室作为同等行政级别的部门，在进行沟通时常常会有无力感。因此办公室行政管理工作要想高效完成，必须要明确职责。职责明确，办公室人员才能放心大胆的干，工作热情高涨，精神面貌焕然一新，业务能力得以提升，这些对于学校各部门的行政管理工作都具有指导意义，对学校的全面发展有着不可低估的作用。

4.规范办公室内部机构设置以及分工。大部分高职院校都是由以前的中专校升格而来的，很多都是根据传统沿用以往的机构设置。通常是党委办公室和院长办公室合署办公，甚至有的还会包括外事办。在复杂多样的机构设置下，办公室人员常常身兼数职，特别是遇到临时任务，往往会一边负责文件运转以及督办工作，一边还要负责会务接待；一边做着会议记录，一边还要做会场服务。多重身份、职责不明晰就会造成工作混乱的局面，出现问题时相互推诿，因此要求办公室要层次化管理、岗位设置规范化、分工明确化。例如有的学校在办公室下面设行政科、综合科、秘书科，在科室下面又会设置具体岗位，做到人与责相对应。这样才能做到权责明晰，杜绝推诿，有效提升办公室行政管理工作的效用。

5.加强对办公室人员的培训。高职院校办公室作为一个学校的职能部门，不仅是从事行政管理工作，还是学校的形象和窗口部门，即首先是教师，然后才是行政管理人员。办公室人员的素质直接反映出一个学校行政管理水平以及办学水平的高低。校领导要对办公室人员参加培训学习给予肯定和支持，拓宽眼界，提升能力，强化素质，才能更好为学校的发展提供服务。

四、结语

高职院校在从中专校升格以后，经历了全速发展时期，在这个过程中，高职院校的办公室行政管理工作摸索出了一些经验，但是还远远不够。新形势下，如何更好的为实现学校的办学目标服务、如何促进学校的全面发展等问题的思索，对办公室行政管理工作提出了新的要求。只有关注并重视办公室工作、建立完善的规章制度、明确办公室职责、规范办公室内部机构设置以及分工、加强对办公室人员的培训，才能真正建立起一支“能战斗、会战斗”的办公室行政管理队伍。

参考文献：

[1]杨飞.高校办公室行政管理工作思考[J].办公室业务，2013，（21）.

[2]孙娜.浅谈高校办公室工作的职责与效率[J].办公室业务，2015，（20）.