企业信息化成功案例(收集3篇)

企业信息化成功案例范文篇1

1信息化档案管理的特点论文联盟

1.1一体化的管理模式

在过去,企业档案管理的实现是不同部门对其内部文件进行整理、分类并归档的过程。而信息化的档案管理则改变了这一状态,信息化的管理模式可以将企业的文件,部门的基本文档进行有机的结合,从而实现归档与管理的同步,将不同部门对于同一事务或者同一事务的不同角度的记录归入档案数据库中,实现档案管理的一体化。通过对档案管理自动化系统的应用,实现公文和业务性文件整理与归档工作在同一时间完成,既可以节省大量的时间,节省劳动力,而且提高了档案管理的准确性。从事档案管理的工作人员可以从繁杂的工作中抽离出来,从而获得更多的学习时间,加强档案管理信息资源的开发。与此同时,负责档案管理工作的部门也能够通过自动化系统对公文以及业务性文件的管理状态进行随时的掌控,以便尽快的做出指导,实现档案管理的预见性。

1.2方便存储与查找

企业的行政部门与业务部门,可以通过对档案管理自动化系统的应用,将已经形成的有查考利用价值的文件随时存储到服务器上。而档案管理工作人员他也可以把原有档案的扫描件存储到服务器上。这样,只需要通过身份验证,用户就可以通过企业内部的局域网查找所需要的档案信息,即节省了时间,又节省了资源,真正实现了信息化档案管理给企业的工作带来的方便。

1.3档案业务管理自动化

企业档案管理工作非常复杂,其全过程不仅包括统计、鉴定、借阅还包括了参考资料的编研工作,甚至是资料的销毁,这都需要管理人员定期对档案的情况进行分析,而且企业领导的决策提供参考资料。实现档案信息化管理模式,可以对档案进行随时随地的管理,例如各种数据的统计、各种报表的打印、借阅登记、催还提醒等,这样可以便于领导或各部门通过电脑获取所需要的资料和数据,避免了因为距离问题而造成的时间浪费。

2企业档案管理信息化存在的问题

2.1档案管理的信息化意识不足

实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作,需要大量的时间来逐步完成,而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式,而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上,疏于对档案的管理,忽视对档案管理人员的业务培训,导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识,使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而,事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益,但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持,间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。

2.2档案管理信息载体的破损

在企业信息化的背景下,磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用,许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等,这些载体会因为各种原因而发生破损,例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用,严重的还会导致系统运行出现问题。

2.3标准化建设不够完善

档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中,必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统,各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现,为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求,企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便,甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。

3改善企业档案管理信息化建设的建议

通过对企业档案管理信息化建设过程中出现的问题的分析,可以看出,只有在一定范围内实现资源的优化配置,完善档案管理人员的培训,才能彻底实现档案管理的信息化,具体来说可以从以下几个方面着手。

3.1完善档案管理制度

所有工作的顺利展开与进行都离不开规范的要求和对标准的参考,企业档案管理也不例外。实现档案管理信息化的前提是健全的管理制度与明确的部门职责,而同时这也是档案管理部门为企业提供更高级别的服务的先决条件。所以,为了在激烈的市场竞争中立于不败之地,现代化的企业必须要建立健全档案管理制度,尤其要制定档案自动化管理制度,通过合理的制度规范档案管理信息化的实现。

3.2加强监管工作

在企业建立局域网时,要有计划的实施档案一级管理,对于文件从形成到归档的全过程要实施监管,尤其是从文件行程的最初阶段,以保证文件的整个生命周期都能在可控范围内,使整个过程都做到规范化、标准化并努力贯彻执行。

3.3理顺工作流程

不同企业的工作流程不一样,相应的档案管理自动化程序也是不一样的,所以要明确各部门工作的先后顺序,例如档案部门与文书,只有这样才能保证档案管理信息化过程中避免走弯路。档案管理要与企业所讲

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求的效应原则保持一致,尽量以最少的投入来保证企业对于信息资源需求的满足。理顺档案管理工作的流程,首先要做好数据收集与资料库的维护工作;另外要充分利用计算机的功能,根据企业发展的需求,及时编写一些档案文件汇编,并提供企业领导用于决策所需要的信息。

3.4实现管理工具的信息化

从事档案管理工作的人员除了要做好文件的分类、归档等工作外,还要积极参加档案管理软件的功能开发工作中,充分了解企业档案管理的全过程和档案专业管理的全部内容。在工作当中,要及时征求各部门的意见,分析档案管理与各论文联盟部门之间的联系,并将分析结果交给软件开发人员作为依据选择最合理的设计方案,使设计出的软件能够最大程度满足企业的需要,从而真正实现管理的自动化和信息化。

企业信息化成功案例范文篇2

一、不同类型的中小企业

根据中小企业的客户集中度和客户介入企业运营的深度不同，可以将中小企业分为四种类型：少数标准型、少数个性型、大众标准型和大众个性型。

1.少数标准型企业。这类企业提供的是标准件产品或服务，客户介入企业运营的深度浅，客户集中，客户的数量较少。如：IT硬件分销公司、批发业等。

2.少数个性型企业。这类企业的产品或服务多为个性化的，客户集中且数量较少。如：建筑设计、各类职业咨询公司等。

3.大众标准型企业。这类企业提供的是标准件产品或服务，客户分散，客户数量多。如：饭店、娱乐业、旅游、房产中介、汽车零售业、零售行业等。

4.大众个性型企业。这类企业的产品或服务多为个性化的，客户介入企业运营的深度深，客户分散，客户数量较多。如：行业应用软件公司、诊所、汽车修理站等。

有些行业的企业可能会分散在四种类型中，企业可以根据自身情况酌情判断。

少数标准型、大众标准型企业与少数个性型、大众个性型企业的差异在于用户参与的程度不同，前者由于用户介入较少，提供的产品或服务多为标准件。后者则是用户较深入地介入企业生产运营活动，产品或服务的个性化更鲜明。少数个性型和大众个性型企业与客户的信息沟通渠道更为重要。而少数标准型、少数个性型与大众标准型、大众个性型企业的主要区别则在于客户的集中程度，前者由于客户较为集中，更容易与客户联系，与客户的信息沟通相对容易。而后者客户分散，与客户的信息沟通相对较难。

二、信息化模式与信息化方案

中小企业信息化的建设主要有两个方面：一是企业内部信息化管理，主要包括企业业务经营的管理、费用的管理、员工管理等方面。二是企业外部信息化建设，简单的说就是电子商务。通过互联网的接入，实现网络信息的和网上订单，让更多的客户知道企业的产品，让更多的客户能够找到企业。同时也包括网上采购等。

信息化建设过程中功能有强弱之分。企业内部信息化建设从弱到强，大致可以分为：事务处理、系统处理、决策支持、综合服务四种方案。

事务处理，典型功能为统计、计算、文字处理，典型方案为Word、Excel等。

系统处理，典型功能为计划、综合统计、管理报告生成，典型方案为管家婆软件、会计电算化软件等。

决策支持，典型功能为分析、优化、评价，典型方案为决策支持系统、综合管理信息系统等。

综合服务，典型功能为上述三种功能的综合集成，典型方案为ERP系统、进销存系统。

企业外部信息化建设功能从弱到强，大致可以分为：展示、沟通、交易、协同商务四种方案。

展示：目的仅是宣传公司，介绍产品或服务的信息。典型方案为简单的网站。

沟通：除具有展示功能外，还能提供与客户之间的沟通，如留言簿。

交易：具有网上交易的功能，客户可以在线订购产品或服务。如网上购物、客户关系管理。

协同商务：能与关键的交易伙伴们共享业务流程、决策、作业程序和数据，共同开发全新的产品、市场和服务，提高竞争优势。如供应链管理。

根据中小企业信息化建设中内外功能强弱的不同，可以将信息化模式分为：内弱外弱型、内强外弱型、内强外强型、外强内弱型四种类型。

三、中小企业信息化模式与方案的选择

中小企业的信息化建设不同于大企业，它不需要功能面面俱到，不需要功能多么强大，只要是最适合自己的信息化方案就是最好的。结合前面对中小企业的分类以及信息化模式的划分，可以得到不同类型企业与不同信息化模式的最优组合：少数标准型选择内弱外弱型信息化模式、少数个性型选择内强外弱型信息化模式、大众标准型选择内弱外强型信息化模式、大众个性型选择内强外强型信息化模式。

少数标准型企业，客户集中，产品或服务为标准化，其管理信息化要求的迫切性为最低，选择内弱外弱型即可。例如，某IT硬件分销公司的信息化方案为展示性网站＋管家婆软件。

少数个性型企业，客户集中，产品或服务为个性化。这类企业内部信息化的要求相对较高，选择内强外弱型。例如，某建筑设计公司采用的信息化方案为沟通型网站＋建筑专用信息系统。

大众标准型企业，客户分散，产品或服务为标准化。这类企业外部信息化的要求相对较高，选择内弱外强型。例如，某汽车销售公司采用的信息化方案为交易型网站＋小型管理信息系统。

企业信息化成功案例范文篇3

[关键词]SharePoint协作平台任务跟踪

随着信息时代的到来，信息技术已成为当代最具潜力的生产力，信息资源已成为国民经济和社会发展的战略资源，信息化水平也已成为一个企业核心竞争力的重要标志。面对企业的需求，以业务流程和生产流程为导向，以现有技术和平台本地化应用，是企业信息化实施过程中的有益经验和重要手段。

以SharePoint为基础的协作平台是企业优化业务效率架构的基础，帮助企业员工摆脱了非结构化工作的问题。与将信息管理和访问、协作和以人为本的流程视为开发目标，可在企业信息化过程中的多方面带来巨大的收益。协作平台的主要目标是实现项目案例跟踪管理，文档的高级管理和资料整合，协作知识库建设，部门流程优化和人员协作。利用信息技术减少人力资源成本，利用信息化优化企业业务流程，有效避免为信息化而信息化的错误发展，促进信息化服务于企业的水平和质量。

一、企业协作平台的功能需求分析

企业信息化的核心由信息资源规划和业务流程重组两方面要素构成。其中，信息资源规划过程的基础和关键是总体数据规划和建立主题数据库，而业务流程重组就贯穿于始终，信息资源规划发现企业业务流程中的问题，促使其再造；再造后的业务流程又落实到信息资源规划生成的功能模型和数据模型上来，二者融为一体，共同构成了企业信息化的核心。部门业务流程的瓶颈如图1所示。信息化的需求及业务流的瓶颈给部门带来了对业务协作的新需求。

1.任务跟踪管理和知识库建设

在日常的客户服务工作中客户的问题往往不能在一次的通信交流中解决，依靠传统的纸质记录已经完全不能满足及时定位和全方位了解客户问题的需求，信息了解不全面，案例跟踪和审核方面基本空白。作为管理人员，由于处理过程的不透明性，不能有效的跟踪和把握事件进程。

2.客户资料管理

如果部门是面向客户的窗口，面对庞大的客户资料库，从前的纸质存储未分类管理的资料库已经不能满足客户需求，查找效率低下，不能实现多人同时检索，修改和标识版本功能，从而造成业务流程瓶颈。

3.文档高级管理

业务流程资料和终端资料分散，新旧版本不一，仍然是传统的“专家”式客户服务,影响服务质量和用户满意度。同时对于业务资料的更新不能及时传递到每个员工，并且服务过程中总结的个人经验没有途径共享，导致构建学习型组织阻力增大。

4.部门流程优化和人员协作

部门内部缺乏有效的协作手段，业务流程基本靠人工口头或电话传达，这种传达方式的缺陷就是，对每个员工都不能实时、及时的掌握业务流程信息，并在可能出现问题之前解决问题，造成工作流断裂，管理成本增加。

二、SharePoint协作中心解决方案

1.部门协作平台架构

部门的SharePoint以现代企业信息化基础构架为蓝本，结合部门实际进行提炼和综合后，有针对性的部署实施，其逻辑架构如图2所示。

协作平台功能特色

SharePoint协作平台是优化业务效率基础架构的基础，帮助企业员工摆脱了非结构化工作的问题。与将信息管理和访问、协作和以人为本的流程视为挑战，可在多方面带来巨大的收益。

①简化终端用户。采用B/S结构，使用户可利用其对基于Office的应用程序的了解情况和浏览器环境用于所有信息型工作活动，无需考虑自身的角色或任务；

②增值和管理IT。仅需要支持技术的统一平台，从而在整个企业内启动综合能力；

③加速和适应业务。可快速简易地在各种级别（从个性化到企业应用程序开发）自定义并扩展平台；

④为企业构建安全、可扩展的平台。

2.业务协作平台的实现办法

(1)客户资料库建立和文档高级管理的实现办法

①客户资料库组建方案

客户资料库以客户为基本储存单位，将业务进行过程中与客户有关的信息均放置在其中，包括如客户入网表，优惠信息等。在本资料库中，有关客户的信息将被创建版本和归档信息，表明文档类型，上传者的信息和文件类型将会被作为企业搜索的元数据便于业务人员查找定位文档。具体信息如图3所示。

不仅如此，根据业务办理人员职责的不同，而对文档库的操作权限也有区别，包括只读，删除，完全控制等。同时根据不同的权限和版本控制，用户可以随时恢复文档到其原始版本，保证文档的安全性和同一修改。客户资料库以SharePoint文档管理为基础，架构如图4所示：

②文档库的实现办法

从多个文件共享、个人驱动器和非标准存储库中整合内容。建立统一的内容存储仅需占用您的文档管理系统中较少的存储空间，并帮助公司建立“唯一正版”文档。此外，此整合还提供以下优点。

a.权限

协作平台根据群体分组文件，为群体提供适当权限，使其能够修改文件，而他人无法编辑，仅能查看。信息权限管理(IRM，InformationRightsManagement)能够使公司限制用户对从中下载的文档进行的活动。可在文档或列表级对IRM进行定义，还可限制允许阅读文件的用户集，从而使其无法对文档进行各种操作，例如打印文件副本或复制文本。使用信息权限管理实现更多用户访问记录。

b.版本控制

协作平台中的文档库具有跟踪文件版本的功能。该版本控制功能包括：签入、签出、查看先前版本以及从先前版本还原。

c.审核

业务协作平台中可配置为审核文件的绝大部分修改或在查看文件后进行审核。此审核功能可用于生成报告。例如，管理者可以新版《业务操作说明》，并要求相关业务办理人员阅读。管理者运行根据审计表生成的报告后，即可确定哪些员工已阅读，或哪些尚未阅读。

d.集中备份

内容数据库以常规方式进行备份。

(2)任务跟踪和企业知识库的实现办法

①客户服务案例跟踪

客户服务案例跟踪以SharePoint问题跟踪模块为基础，整合客户服务受理工作的各个阶段，详实记录案例从产生到发展直至解决和总结整个流程中的所有信息，真实再现了客户服务案例从发生到发展再到解决和总结的工作流程分配，明确了工作过程中的相关责任人，同时由于案例过程的透明性，所有员工都可以对案例进行评论和建议修改和解决方案提供，有效地使客服工作从原有的“专家”式的个人为主题的案例接手方式转变为面向案例的团队解决方案。同时客户服务案例跟踪还将自动将邮件推送至案例中规划的人负责人的邮箱中，有关该任务的进程，修改都将以邮件形式呈送给负责人，保证即使负责人不能登录内网系统的情况下也能通过邮件及时了解和跟踪事件状态，提供必要的支持和参考建议。同时针对非案例负责人和管理人员，有关该列表或者单一案例的所有情况均可通过邮件订阅来自动接收案例的最近进展和完成情况，真正做到与系统互动。

同时与案例分析相辅相成，随着面向案例的团队分析机制不断加深和完善，提升客户服务过程中的主要矛盾转向了统一更新并共同使用的知识库的完善。因为知识库里拥有比较完善和多样的业务知识要点以及服务过程的注意事项等，知识库就是帮助用户也是面向用户积累各个业务系统的知识集合，是每次故障的解决，经验的知识积累，在下次发生同样的故障或者问题时，可缩短解决时间。大大提高了业务的可用性、恢复时间，从而提高业务的服务质量。知识库同时也是规范业务知识单元的标准操作。在业务系统发生故障时，可根据运维流程、业务规范等按标准的操作处理故障，减少了在解决故障时带来新的故障和隐患。同时结合了SharePoint的权限管理和协作管理，是知识库能够得到及时的处理和更新，保证及时有效掌握业务信息。

②企业知识库的建立

知识库的构建包含了部门全业务体系的内容，不论是新入职的员工还是经验丰富的值班员，知识库都能帮助员工更好的解决业务中遇到的问题。比如客户服务知识库包括咨询查询篇、业务办理篇、资料手册篇、技术支持篇、客户服务篇等等。

(3)协作工作流支持

协作工作流要解决的任务是为实现业务办理，在多个参与者之间，利用B/S结构模型，按预定规则自动传递文档、信息或者任务。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。采用工作流，使用者只需通过电子化的支持手段，会按照定义好的流程自动往下跑，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，大大提高了效率，降低了人员成本，提升了公司的核心竞争力。

三、SharePoint协作平台实施效果

1.建立任务跟踪系统

基于协作平台建立了任务跟踪管理系统,为员工提供了一个集中的协同工作的平台。用户通过此平台提交、分配和指派、处理问题或对问题发表建议和评论。大幅节省了人员直接相互沟通的时间。对每类问题建立表单，使得问题在提交时即包含了完整、准确的信息。相关人员可以直接查看所有问题的状态和处理进展,能够有针对性的解答和全方位的了解,更快定位问题点所在。同时，每个问题都有明确的负责人，可以有效提高问题的处理效率。所有的任务都被记录并按优先级排序，员工可以专注于当前问题的处理。

对于管理者说，方便对员工的工作进行量的评估，而且根据集中出现的故障问题和客户需求分别向其他相关部门及时提供信息,作为参考依据。对于经典的案例解决过程，所有信息都被保存下来，作为结构化处理流程的候选案例。如满足条件则进入知识库，成为业务流程给业务流程上所有员工，从而完成了从隐性知识到显性知识的转化。

2.基于SharePoint协作平台的客户信息库和文档库

按照业务职能，统一部署文档库，比如可划分为企业客户资料库、业务资料存储区、计费组资料存储区、客服组资料存储区、公共资料柜。在日常工作中，业务通告(如从Inmarsat获取的最新业务信息和业务文档)、技术资料、多人协作业务办理文件等相关的业务文档均被放置在相应的区块。

强大的搜索和导航功能使查找客户或者文档简单易行，用户可使用自助模型访问并检索文档。特别要指出的是SharePoint协作平台彻底解决了业务办理人员检索资料不能多人同时查看的问题，平台保证文档修改的独占性，但是对于文档的查看是允许所有拥有查看权限的用户同时关注，根本上提高了资料传播和共享的效率。

3.基于SharePoint协作平台的任务分配

在协作平台中另外一个重要模块就是部门任务分配模块，任务分配模块设计目的非自上而下的任务分配机制，而是采取扁平的任务架构。即业务员工不仅能接受任务，也能向他们安排任务。所有的协作平台用户登录后都将在主页看到与自己相关的任务情况，在任务情况列表中详细显示了任务的发起人、负责人、相关的背景资料和任务的完成状态。通过对任务的筛选和检索，部门决策人员可随时了解任务进程情况，并加以点评和指导。且随时更新任务状态和资料信息，避免了传统口头任务下达方式的进程不可控、任务指标收集困难、完成统计耗时等弊端。提高了结算中心业务办理流程的效率和任务完成的准确性和可靠性，做到有章可依、有据可循。

四、结束语

新技术的应用（特别是协作平台）不是无计划的突然发生。用户通常不会急于拥抱一个新解决方案，除非该解决方案明确地解决其总体业务目标。该协作平台的应用应始终如一以需求为目标，进一步拓展开发其与部门业务流程相契合的应用，如商业智能报表系统模块,KPI性能检测模块和可重用的三态工作流、拓展协作平台与现有业务系统(CallCenter呼叫中心,传真平台等)的互联互通等，不断优化方案，增加SharePoint协作平台的服务人群，将企业信息化的目标落实到提高企业核心竞争力方面。

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