采购档案管理办法(整理2篇)

采购档案管理办法范文篇1

【关键词】烟草；企业采购；档案

中图分类号：F27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）11-057-01

一、采购档案的含义及重要性

（一）采购档案的含义

采购项目档案应包括该项目的全部文件材料和记录，真实、全面反映采购全过程，其中包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料，是烟草商业企业采购活动中形成的原始文件。

（二）采购档案对行业的重要性

烟草企业档案是行业改革和发展的真实记录，是行业的宝贵财富，档案管理工作更是企业整体工作的基础性工作，是功在当代、利在千秋的事业。行业领导正是看到这点，才提出要紧紧围绕烟草行业改革发展的中心任务，以服务大局为主题，以规范管理为核心，以职能建设为基础，促进采购档案管理工作迈上新台阶。

采购档案管理工作更是强化内部管理、规范采购行为的一项非常重要的基础性工作，是行业精益采购、阳光采购的最直接体现。从2008年行业开展“三项检查”（工程投资、物资采购和宣传促销）以来，采购项目档案就是个大专型检查的重点和必查内容，这就要求采购项目档案要具有可追溯性，采购过程是否遵循公开、公平、公正原则，是否体现阳光操作。

二、采购档案管理工作的不足

从近年来行业组织开展的检查情况看，烟草行业的采购工作在程序规范上有了很大的提高、档案规范意识也明显增强，但在实践过程中采购项目档案管理工作仍然存在一些问题。

（一）归档责任主体不明确

目前，烟草行业收集采购档案的责任主体比较多，有采购经办部门、下属单位、招标机构等，各主体的标准不一、人员素质参差不齐，导致采购项目档案管理存在极大差异。

（二）采购过程痕迹化资料不完整

近年来，烟草行业采购管理工作严格按照“应招尽招、真招实招”原则扎实推进，大多数的单位都是通过委托招标开展采购工作。招标机构只参与了招标工作的中间环节，对项目立项、决策和合同签订后的履约及验收评价、结算等过程并无介入；采购经办部门经历了项目的全过程，但有些人员对采购档案痕迹化资料收集、规范采购档案的意识薄弱，从而造成采购项目档案过程痕迹化资料收集归档不完整、不规范，导致档案管理脱节。

（三）档案信息化管理水平不高

信息技术的发展给采购档案管理信息化工作的发展提供了完备的资源和技术保障。采购档案信息化建设可以保证档案的安全性外，同时还可以实现采购档案信息的数字化、档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化、档案信息的网络化。

正是为了适应社会信息化的要求，从2011年全国烟草行业“两项工作”试点现场会召开以来，整个行业花费了大量的财力、物力、人力研发了烟草行业物资采购管理信息化系统，但是整个行业的使用情况和利用率比较低，信息化管理水平不够高。

三、加强烟草行业采购项目档案管理的完善对策

（一）充分认识行业采购档案规范化管理的重要性

目前，烟草企业采购项目档案管理不到位的现象与档案管理人员意识薄弱、重视程度不够有关。部分采购人认为采购工作已经委托公司，招标、评标过程的痕迹化资料有公司收集和整理，自身忽略了跟踪和收集相关资料，而公司只保存了招标、评标过程的相关痕迹化资料，项目的立项审批、合同后续的验收、结算、供应商评价等资料未及时收集或没有收集。为有效解决这一问题，应该明确档案收集整理主体、加强对采购项目档案归档业务的监督和指导。

（二）建立采购档案一项一卷归档制度

针对采购项目档案规范化管理，于2014年年初，我们根据省公司的相关管理办法，出台了《宜宾市烟草专卖局（公司）采购项目档案管理办法》，明确五种采购方式的归档内容和具体要求。采购项目一项一卷资料应该包括采购计划批复、采购立项审批、采购实施过程资料、合同审批、合同、验收入库资料、项目结算等相关痕迹化资料，整个采购过程的痕迹化资料不得涂改、伪造、变造、隐匿或者销毁，按相关业务流程的时间逻辑顺序进行整理，并装订归档。

（三）加强采购人员意识培训

在明确归档责任主体后，要加强采购归档人员的业务培训和收集归档意识培训。作为采购项目档案的归档整理经办人员，要树立牢固的责任意识，明确自己的工作范围和职责，掌握档案管理工作的基本常识，熟悉五种采购方式的归档要求。

（四）完善提高信息化管理水平

2011年，宜宾作为全省采购管理信息子系统的试点单位，可以说在信息化建设上走在了全省行业的前列。采购管理信息子系统规范了管理程序，优化了采购流程，做到上一环节未执行就不能进入下一环节，同时也为采购项目过程痕迹化的电子化档案提供了技术支撑。该系统的应用，实现物资管理与信息公开平台的有效运行，进一步提高我市行业物资采购工作整体水平。

在完善采购系统的同时，更应加快采购档案由手工管理向计算机数字化管理的转变，档案管理人员的现代化意识、信息化意识、计算机管理档案意识也至关重要。采购档案管理人员也要充分意识到档案管理知识结构的变革，实行集中统一管理，发挥信息技术的优势，保证档案管理工作顺畅，促进档案管理工作水平的提高。

参考文献：

[1]红梅.对新形势下加强档案管理的思考[J].呼伦贝尔学院学报，2000（3）.

[2]辛影.浅谈现代化档案管理[J].才智，2009（29）.

[3]李金莲.浅谈新时期如何提高档案管理人员素质[J].科技创新导报，2009（15）.

采购档案管理办法范文篇2

近三年南京市教育装备与勤工俭学办公室（以下简称“市装备办”）基于《南京教育装备政府采购工作管理规程》，从计划编制与申报、采购方案编制、招标采购、合同履约、验收与付款、结算与统计、资产管理、使用与培训等8个方面，形成了一套比较完善的可操作工作范式，受到教育局领导、纪检监察部门的高度认可，也得到全国同行的广泛关注。笔者作为曾经全程参与采购改革工作的市装备办招投标管理科负责人，从5个方法层面分享一些局部的招标策略创新。

一、项目分类专业化

南京市政府采购整理分类主要注重普适性，适用于教育装备的分类较少，仅有弱电网络工程、教学仪器、办公木器、图书等几类。中小学教育装备作为一个发展迅速的专业领域，必须要建立一个与之相适应的类别体系才能更好地开展项目招投标、履约管理等工作。

表1

基于现代化装备的客观实际并着眼未来发展，依据《南京教育装备政府采购工作管理规程》，2010年年初市装备办出台了7大类34个项目分类的《南京市教育装备政府采购项目类别》（见表1），这是全国地方装备部门中对行业项目板块较为完善的一次分类。我市据此完成了全部投标供应商业务范围重新授权，2010年以后的全市采购项目均赋予了新的招投标资质类型，为后续工作奠定了坚实的基础。

二、采购管理网络化

为了实现部门集中采购的科学性和规范化，市装备办在全国率先提出建立采购平台实现科学管理的思路，经过一年多的开发和分阶段投入使用，2011年年底，该平台（如图1所示）已经实现了教育装备政府采购工作标前、标中、标后的20多个工作环节全程在线管理。2012年再升级了会员供应商IC卡管理部分。

该平台为复合型系统，既是信息系统，也是数据管理系统，更重要的还是实时关键业务系统，对其稳定性、可靠性的要求非常高。该系统的设计和运行的关键是工作环节的高度规范性，市装备办将软件建模实施的过程定义为工作结构化改革的过程。

该平台经过两年的运行，首先极大地提升了工作效率，在没有增加人员的情况下全面完成每年翻一番的招标采购量；第二，数据管理更加全面、规范、透明，所有评标档案均在系统中电子存档；第三，供应商管理科学有序，四五百家供应商的年度审核、定期培训、投标资质核验、信用记录均全面控管；第四，风险防范翔实有据，企业中标概率、区县中标统计、投标异常数据分析等，为廉政风险防范提供了翔实的数据。

图1

三、同类采购集约化

经过几年的努力，南京市教学装备系统市区两级对化小为大、化零为整，强化集中采购已经形成共识并初见成效（如图2所示）。市装备办通过加强政府采购的计划性，要求同一区县的同类项目集中采购，要求不同区县的同类项目同时申报采购，然后由市里按项目科学组合、集中采购，化小为大，提高招标总量总值，从而为提升技术质量标准、提高采购效益与质量、有效节约资金奠定了基础。

在具体操作中我们建立了主动式集约采购概念，基本实现了统一收集同类采购需求、统一组织专家进行标准化论证、统一采购公告、统一时间招投标、统一标准履约验收。这种集约采购的模式不仅吸引了更多更优质的供应商参与和极大地节约了教育经费，同时通过集中采购的技术方案集体论证促进了不同区域之间的装备高位均衡和装备标准化进程，比如我们在图书、投影机、电脑、LED显示屏、无线校园等项目的采购上都有所运用。

图2

四、样品评测情境化

综合评分与现场测评样品相结合是开展客观评标的重要路径和有效方法，解决了仅凭书面投标文件无法准确衡量和评价投标供应商所提品的难题。市装备办从获得采购招标权限之初就认定教育装备部门集中采购的专业性最重要的一个环节就是样品评测，多年来货物类的样品评测（如图3所示）成为工作惯例，区县学校采购人员也非常认同。

随着学校对全新的教学整体系统的需求不断增加，如电子书包移动学习系统、全自动录播系统、数字理科实验设备、无线局域网系统、自动阅卷系统等，开标现场仅提供以上系统的一些组件无法洞悉硬软件组合后的整体性能。市装备办提出了全新的“情境化样品评测模式”，内容包括：（1）形成开放透明的系统性能测试方案和评分要求随标书公示；（2）提供场地和条件，要求企业在开标之前用投标产品搭建仿真教学情境；（3）建立测试工作组辅助评委会完成标书中标明的测试项目但不参与评价；（4）评委会完成测试过程书面记录并独立赋分；（5）中标企业的硬软件产品封样作为验收标准。

客观上说，情境化样品评测不仅带来了较大的工作量，也增加了评标责任风险，但站在为学科教学服务的角度，避免“赵括谈兵”式的概念印象得分，市装备办一直坚定地尝试此种举措。这种模式配合常规的工具介入式测试和局部破坏性测试等方法，使市装备办的中标产品质量日益提升。

图3

五、评标量规多元化

评分标准是政府采购项目招标文件的重要组成部分，是评标委员会进行评审的重要依据。可以说，评分标准的设置直接影响着招标、投标、评标各环节工作，在一定程度上决定了政府采购活动的质量和效益。作为教育装备部门集中采购机构，我们近年来不断加强对评分标准的研究和探讨，在评分基准的基础上积极为不同的项目定制最适合的评价量规，努力达成开放性、导向性和科学性的三统一。