档案室安全预案(整理2篇)

档案室安全预案范文篇1

在台风波及的地区，特别台风中心附近经常伴有狂风、暴雨、巨浪、大潮等现象，严重威胁着档案的安全。例如，2001年“纳莉”台风挟着暴雨袭击后，我国台湾省台北市府地下二楼300多平方米的市府档案室被水淹泡，泡了好几天后，积水才慢慢被抽出，几十万份湿漉漉的文件，得一一晾干。2006年7月，广东省因受台风“碧利斯”的影响，部分地区发生严重的洪涝灾害，面对突如其来的洪水袭击，一些档案部门由于缺乏防汛抗洪的应急预案，未能妥善安置档案，致使所保存的档案遭受浸泡而造成重大损失。项目建设期间，很多参建单位的档案库房或文件保管场所，大多是租用民房或临时搭建的简易房，安全系数更低，项目档案员应熟悉和掌握与台风有关的知识，在台风来袭之前做好防台风的准备工作，采取有效的措施，把损失降到最小程度。

福建LNG(LiquefiedNaturaiGas，液化天然气)站线项目是国家推进能源多样化而从国外引进的大型液化天然气项目，包括接收站终端、码头和输气干线3个部分，参建的施工单位、监理单位、检测单位多达30多家，分布在福建省沿海的福州、莆田、泉州、厦门和漳州5个地市，工程历时5年。福建LNG站线项目平均每年受到5个台风的影响，开展台风应急管理工作，建立项目档案的台风应急预案，明确应急管理流程，及时总结应急管理经验，发现规律，不断完善应急管理体制，对避免和减少台风对项目档案的危害，确保项目档案齐全、完整和安全，具有积极的意义。

台风应急管理准备

1组织台风及防台知识的专项培训

公司邀请大学教授对所有员工及参建单位做台风及防台知识讲座，学习有关台风的定义、强度等级、警报信号、风速、形成、台风的生命史、路径分析与预测、台风应急防范等知识，公司档案室要求所有参建单位的文档员都得参加培训学习。也邀请了政府档案保管专家讲授档案安全管理规范、管理要求并进行现场指导，使台风应急管理与档案安全管理要求相结合，为项目档案的台风应急管理提供必要的专业知识。

2与公司HSE部门、当地档案机关沟通交流

为做好福建LNG项目建设期间的台风应急管理工作，结合国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》，公司档案室积极与HSE部门、当地档案机关进行沟通台风应急管理程序，建立与公司HSE(健康、安全、环境三位一体管理体系)部门和当地档案机关对接的台风应急预案，形成统一指挥、统一领导的应急处理体系。

3制定、完善防台风应急预案

在与公司HSE部门、当地政府档案机关充分沟通的情况下，结合项目实际情况，参照公司应急救援总预案及当地档案机关的防台风工作预案，遵循公司应急管理理念和管理要求，充分借鉴和吸收国内外的台风应急管理经验，制定并逐步完善项目档案台风应急预案。

(1)应急方针

根据公司应急委员会的防台风方针，公司档案室贯彻了“安全第一、预防为主”、“十防九空也要防”、“宁可防而不来、不可来而无防”的防台风应急方钆预防为主，防救结合，常备不解。

(2)应急原则

以人为本原则，以落实实践科学发展观为准绳，把保障人的生命安全作为首要任务，台风应急时应最大限度地避免或减少人员伤害。充分利用公司，当地档案机关及周边社会现有资源的原则，福建LNG应急办公室由HSE和总调度成员组成，应利用公司应急办公室的台风信息和应急保卫小组行动。发生重大紧急情况时，可充分请求台风发生地档案机关和其他社会力量现有的资源救援。快速、实用、有效原则，发生台风灾害，立即启动应急程序，以实用、有效的方法迅速处置应急事件。持续改进原则，应急管理在不断的演练和实践中提升，达到提高总体管理水平的目的。

(3)应急预案组成

一是总预案，包括应对台风紧急情况的管理政策、预案的目标、应急组织和责任等内容。总预案是纲领性的，主要明确应急的原则、职责和总体目标，具体的内容由其他文件详细说明。二是程序文件，程序文件说明某个具体行动的目的和范围。程序文件的内容十分具体，包括该做什么、由谁去做、什么时间和什么地点等。程序文件的目的是指导较为复杂的应急行动，使某些应急行动程序化和标准化，确保应急人员在执行应急任务时不会产生误解和误操作。三是指导说明书，说明书要介绍具体的行动细节，应急行动细节的内容往往是供应急行动人员使用，尤其是只涉及少数应急人员的具体工作时，相应的文件应在指导说明书中详细描述。四是应急行动记录，包括应急行动时的相关记录，如指挥与行动记录、现场监测数据记录、应急演习与培训记录、档案损失记录等。这些记录是应急预案必要的组成部分，是改善应急行动与预案的基础，也可能是追究法律责任的依据。

台风应急管理的组织机构

在公司应急委员会的统一领导下，公司档案室负责牵头项目档案的台风应急预案演练和运行工作。项目档案台风应急管理的组织结构如下：

项目档案应急管理受公司应急委员会统一指挥，公司档案室、各部门文档员及各参建单位文档员分级负责实施项目档案应急工作。

1公司应急委员会职责

应急委员会职责主要包括重大事项决策，应急行动的统一指挥，向上级报告情况，批准并台风应急处理及应急准备和响应控制程序，批准并台风应急预案，组织台风应急演练，负责落实应急资金，满足应急工作及应急演练的需要，负责应急体系的管理评审，并对有关人员和单位进行嘉奖或处罚。

2应急办公室职责

应急办公室主要职责包括收集台风的预报信息并及时向应急委员会报告；接收现场的报警信息并记录，及时向应急委员会报告；当应急委员会主任宣布应急预案启动后，立即通知应急委员会成员到达应急岗位；负责策划应急演练，组织培训工作；负责应急行动、培训及演练记录的收集并存档；负责监督检查各应急组织的应急准备工作情况，并向应急委员会报告等。

3应急保卫小组职责

应急保卫小组主要职责包括应急状态下实施对区域的治安保卫；执行应急委员会的应急指令；组织人员或档案财产的疏散或应急撤离；事故现场的救援行动；事故现场的环境保护；参与应急响应技术培训和演练；完成应急委员会交给的其他任务。

4公司档案室职责

公司档案室职责包括负责编制档案的台风应急预案、应急管理程序、档案应

急说明书；向各参建单位文档员转发应急信息；负责实施档案库房应急管理；负责检查各文件场所安全措施落实情况；对灾后现场情况进行评估并向应急办公室报告；发生重大损失时，经应急委员会批准，召集档案界专家统一补救方案并监督实施等。

5文档员职责

文档员主要职责包括实施具体的应急行动；应急解除后应立即向档案室汇报档案受灾情况；按应急说明书要求及档案室或档案专家的指导采取即时补救等。

台风应急管理程序

自2003到2009年，福建LNG站线项目台风应急预案成功运行了24次，项目档案没有遭受损失。福建LNG台风应急管理程序如下：

1跟踪并及时通知台风信息

每年五月份开始有台风时，根据公司应急办公室提供的台风信息，公司档案室跟踪台风实时情况，并及时向所有参建单位文档员传达台风情况，直到台风结束为止。

2应急启动

台风48小时内可能影响项目部所在地时，根据公司应急委员会宣布的台风应急启动，公司档案室及时将应急启动通知传达给各参建单位文档员，各参建单位文档员按规定时间间隔进行报告项目档案安全隋况，直到防台风工作结束。

3应急准备

台风24小时可能影响项目部所在地，平均风力达6～7级时，根据公司应急委员会下发的台风应急准备行动，公司档案室及时将通知传达给各参建单位文档员，并组织下列工作：

(1)确认台风位置

防台风的关键是如何确定与台风的安全距离。根据公司应急办公室提供的信息，公司档案室及时将台风位置传达给各文档员。

(2)安全检查

台风来临之前，公司档案室组织监理对各承包商进行台风应急专项安全检查，对保管不足地方立即整改，严堵漏洞，做好项目文件的防水防潮工作。

(3)定期台风书面简报

从应急启动开始直到台风结束，参建单位文档员向公司档案室汇报档案现场损失情况，公司档案室向公司应急办公室做档案专题汇总。

4应急撤离

台风12小时内可能影响项目所在地，平均风力可达10级以上时，根据应急委员会的应急撤离指令，各项目档案保管场所应拔掉所有电器插头，关好门窗，所有文档员及项目文件应撤离到安全地方。

5应急恢复

档案室安全预案范文篇2

一、档案室整体搬迁面临的问题

档案室的搬迁是一个系统工程，稍不注意就会造成档案的丢失、损毁，给国家财产造成损失。市联社在档案室搬迁过程中同样面临着许多困难，制约着搬迁工作的进程。

（一）全宗数量众多，档案数量庞大。市联社历史悠久，系统庞大，2003年前，28家改制企业的档案主要是文书档案和会计档案，其中有案卷目录的文书档案17000余卷，会计档案58000余卷，另有未整理、无案卷目录的档案约30000卷，时间跨度长达50余年。

（二）搬迁时间紧迫，工作任务繁重。由于单位的整体搬迁计划、时间已经制定，为了保证整体搬迁工作的顺利进行，档案室必须根据市联社统一要求，在两年内完成本级及下属单位部分档案的重新整理、鉴定、销毁、进馆和搬迁工作。

二、制定搬迁前各项工作措施

如何保证搬迁工作的保质、保量、按期完成，成为市联社和档案局共同关心的问题，必须拿出具体的方案及措施。

（一）结合实际，制定科学的搬迁方案。档案室的搬迁不同于一般办公室的搬迁，必须结合实际，调查研究，制定切实可行的搬迁方案。一是统计档案情况，对28家改制单位的档案门类和数量建立台账，做到心中有数。二是制定一个统一的鉴定标准，根据相关法律法规制定文书档案和会计档案的鉴定标准，供具体的档案整理人员把握。三是预测工作量，预测一个人一天的工作量，根据时间倒推算出总的工作量。四是制定搬迁预算，把人工费、消毒费、搬迁费等列出一个具体的预算供领导参考。五是采取实体整理与电子条目的录入同期进行，为后期的档案利用创造便利条件。

（二）领导重视，人力物力财力予以保证。市联社领导对本次档案室整体搬迁给予高度重视，多次召开专题会议，讨论搬迁策略，对搬迁过程中可能会出现的突况研究预警方案，并成立了以主任为组长，分管副主任为副组长，专兼职档案员为成员的档案工作领导小组和鉴定小组，落实搬迁经费、整理场地，配备必要的档案装具，做好档案整理人员的后勤保障工作。

（三）监督指导，事前事中事后全程跟踪。档案局对市联社的档案室搬迁给予大力支持。一是事前对所有档案提出整理指导意见，进馆单位的档案经整理鉴定后安排进馆，其他改制单位档案整理后搬迁到新办公大楼，经鉴定失去价值的档案按规定预以销毁。二是事中对整理过程中的具体情况加强业务指导，制定分类方案、档号编制方案，做好档案软件的维护及案卷质量的把握。三是事后对档案进行评估，提出处置意见。对符合进馆标准的5个进馆单位的2161卷档案及时接收进馆，对其他改制单位未到保管期限的31325卷档案经消毒后搬到新档案室，对80070卷已到保管期限的档案经鉴定备案后销毁。

（四）创新方法，改制企业档案分类管理色彩化。由于档案数量众多，进行全文扫描的工作压力太大，改为录入电子条目。为了便于快速查找档案实体，档案室对案卷目录和存放档案实体的档案柜实行了色彩化管理，即在档案案卷目录上分别用红色、绿色、橙色等不同颜色进行一种或几种搭配色彩的标识，同时在对应的档案柜上也用相同的颜色进行标识，做到分门别类、色彩鲜明、一目了然，以便档案员分类管理，快速查找，在以后的档案利用中发挥了巨大的作用。

三、档案室整体搬迁的体会及借鉴意义

市联社的档案室整体搬迁为我们提供了一个基层档案室，尤其是有大量改制企业档案的档案室搬迁成为指导借鉴的范本，为后来指导贸粮局、公共资源交管办等单位的档案室整体搬迁起到了借鉴的作用。

（一）领导重视、积极参与是搬迁工作的基本保证。市联社档案之所以能在规定时间内顺利完成搬迁，是得到了领导的鼎力支持，落实人力、物力、财力，聘请专业整理人员，配备设施设备，提供经费保障，还多次亲临整理现场，帮助解决实际问题，同时加强与档案行政管理部门的沟通联系，共同探讨、制订、修改搬迁方案，为搬迁工作的圆满完成提供了组织保障。

（二）全程监督指导是保证档案质量的必要措施。档案局对本次搬迁整理提供事前事中事后全程跟踪指导，无论是宏观的方案的制定、制度的建立、标准的修改，还是微观的检索工具、统计台账的建立，编研材料的撰写，档案实体的搬迁、上架、保护，都从专业角度提出中肯意见，保证了档案的安全和完整。