文档管理解决方案范例(3篇)

文档管理解决方案范文

【关键词】档案；档案管理；作用

各单位档案部门管理各门类的档案，管理半径大，风险点增多，而档案管理电子化、数字化还处于起步阶段，进展缓慢，档案转化为成果的工作机制尚未建立。要解决以上问题，必须进行档案管理模式改革，制定并实施档案工作“三步走战略”，即由“分布式保管”向“集中化管理”方向发展，再逐步提升“档案电子化管理”水平，并加快实现“多元化编研”。

从目前情况看，档案工作的发展完全取决于各级单位领导者的档案意识、重视程度和档案从业人员的各项素质。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求从业人员在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，积极实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的方能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护档案全宗的完整。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个件内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来胧去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理与利用奠定坚实的工作基础。

从松散的档案室管理向集约式的文件中心管理模式过渡需要一个过程，因此从思想上、管理方法上、专业要求上都要有个过渡阶段，才能逐渐走上正轨。档案工作是一门专业，但绝大多数的档案员是兼职的，缺少档案专业知识，工作队伍不稳定。各单位只有高度重视档案工作，配备专职档案员认真做好档案管理中的每一个细节工作，扎扎实实地提高工作质量，真正提高档案现代化管理水平。

建国六十多年来，各级各类档案室的建设已经颇具规模，成为国家档案事业的基础。近年来虽然档案工作面临着种种挑战，档案室的建立和运作过程中必然会遇到一系列管理上的问题，这就要求各级档案行政管理部门的引导和扶持，切实解决实际问题，推动联合档案室----档案中心的推广。而99％的档案员无专业知识，在职培训教育也难跟上，专业素质亟待提高，上级档案部门亲临指导，送教下基层，也难以有效开展档案工作，而对现有档案员进行知识、能力和技术更新，是档案管理部门培训的目标，完善人才引进培育体系，吸纳优秀人才，提高档案员的创新能力，努力培养和造就一批高素质人才，保证档案工作的高效开展。

在我国现行文件由形成部门（立档单位）管理，半现行文件由各基层档案室管理，非现行文件由档案馆管理。这种松散的管理模式已经跟不上社会发展的需求，管理的弊端越来越突出，已经成为档案工作发展的桎梏。

一、档案管理体制

1．哈尔滨城区支行及郊县支行的档案向省行本级集中;由于地域所限，各二级行所属支行的档案应向二级行所在中心城市行集中。

2．建立档案管理中心：一级分行下设分行档案管理中心;在二级分行办公室内设立档案机构，在其他二级分行及以下办公室内设档案管理岗位，主要负责对接收的集中档案进行整理、接收、消毒、编目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理条件和要求应与档案馆的要求一致。

3．实施档案垂直管理。在一级分行档案管理中心下成立基层档案管理岗位（档案机构）的垂直管理模式。

二、统一规划、集中储存

规划一：选择合适地点，存储省分行集中的全部档案。

规划二：利用现有的库房及闲置房产等资源，进行档案集中用房的改、扩建工作。

三、领导重视，精心部署。

加强对档案工作的领导、监督和指导，切实解决档案工作中的实际问题，逐步实现商业银行档案规范化管理工作。

四、标准先行，整章建制，分步实施，完善制度。

五、强化管理，步入正轨，努力推动档案规范化管理工作。

六、规范操作，及时归档。

七、创新管理，扎实推进。

八、档案工作生命力的所在就是利用，强化利用，凸显效益，因此档案工作的出发点和落脚点都必须是档案的利用工作。利用的形式也应是多样的，但主要取决于档案发展的规模和工作水平。档案部门要适应形势任务的发展变化，把握机遇，找准定位，积极融入各项建设事业，切实增强档案服务能力，提升档案工作的社会贡献力和影响力，从而发挥其价值，创造效益。

文档管理解决方案范文篇2

着改革开放和经济建设的飞速发展，道路交通运输在国民经济和社会各项事业中的作用和地位日趋重要，从事专业客运、货运的车辆、人员也逐渐成为社会经济运营中的一支重要力量。如何做好客运档案管理工作，为交通事业各项工作的开展提供可靠的依据，是道路交通运输档案管理者必须认真思考的题。道路交通运输档案工作是道路交通运输管理工作的基础和条件，是道路交通运输工作的重要组成部分，是交通事业发展不可缺少的一个重要环节，是一项项重要的综合性基础管理工作。道路交通运输档案从历史的角度来看，是历史的记录，通过档案可以了解过去；从现实的角度来看，是现实的写照，通过道路交通运输档案可以了解情况以便解决工作中的问题，从形式上看，道路交通运输档案是各种文献资料的汇集；从内容上看，道路交通运输档案不仅反映过去和现在，而且也影响着未来。道路交通运输档案作为一种信息资源来为单位的决策者提供适当的理性思考，随着改革的不断深化，道路交通运输档案管理工作的要求也越来越高、任务越来越重，面对新时期道路交通运输档案管理工作的需要，如何做好档案管理工作，就显得尤为重要。笔者结合多年的工作实际，谈一点自己的工作体会。

一、充分认识做好档案管理工作的重要性

长期以来，相当一部分人对道路交通运输档案管理工作的理解过于狭窄，没有认识到档案管理工作的重要作用。实际上，做好档案管理工作是一个道路交通运输单位健康发展的需要，道路交通运输档案管理工作是运输单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理客运档案，是衡量道路交通运输单位业绩与管理水平的重要尺度。道路交通运输单位档案对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。

二、利用各种资源，实现档案现代化管理

随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难，所以档案的网络建设组织管理就成了一个新的课题，所谓的档案信息网络建设工程就是把网络作为主导力量和决策实施者，在整体协作的基础上分期、分段、分区、分工进行，才能有效地解决在新形势下出现的新问题，因此这就对档案管理者提出来更高的要求。

1、推进档案工作规范化、标准化

实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。建立“以本单位为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是在坚持贯彻“以本单位为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。

2、设计好档案现代化管理总体方案

档案信息网络建设时网络发展的总纲，具有总体性、全局性、长期性和相对稳定的要求。内容包括档案信息网络的功能设定、建设目标、建设思路、基本内容、建设步骤的组网模式等直接关系档案网络未来发展和最终成效的重大决策。因此，制定总体方案是道路交通运输档案信息网络建设组织管理工作中最为重要的内容。

3、加快档案信息化基础设施建设

常言道：“工欲善其事，必先利其器”。没有计算机，或者说有了计算机而没有进入网络，道路交通运输档案现代化管理只能是一句空话。随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进的计算机技术实现道路交通运输档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，尤其是使用多媒体技术，传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。所以，计算机及其配套设施必须跟上，以满足道路交通运输档案管理现代化的起码要求。

4、建设系统工程，实现信息共享

道路交通运输档案现代化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各机关单位日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等，从而从机制上提高机关信息共享能力。

5、开展好档案现代化管理的宣传工作

笔者认为，开展宣传工作是优化道路交通运输档案网络建设软环境的重要手段。宣传的实质是一种信息的沟通，通过有效的信息交流和传递，达到网络建设者和组织管理者在观念上、步调上的一致，为工程建设营造良好的人文环境。

三、提高档案管理人员综合素质

道路交通运输档案工作者为适应信息资源档案管理工作的需要，就必须要体现档案管理人员的信息收集和管理的能力，要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高道路交通运输档案人员的知识水平和管理能力，因此，档案工作者信息管理能力主要反映在以下几个方面：

1、需要具备观察、分析综合能力

道路交通运输档案的信息资源管理巩固中要求档案工作者具有敏锐的观察能力和迅速的反应能力，观察使获得信息，收集、征集、挖掘有价值档案的第一步。道路交通运输档案工作者要善于观察分析，既做到寻找能够留住历史的有价值的档案，又做到寻找档案中能够激活历史并为显示服务的有价值的信息，分析和综合是发掘信息、开发高层次档案信息的重要方法。

2、需要具备调查研究能力

道路交通运输档案工作者必须具备一定的调查研究能力，掌握调查研究的基本方法。要在客观、全面、科学的原则指导下，不断提高调查研究能力，这样才能了解和掌握社会需求，进而满足社会和人们不断增长的信息要求。

3、需要具备组织协调能力

文档管理解决方案范文

关键词：计算机技术；档案管理；问题；策略

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2016.14.128

随着社会经济的发展，我国开始进入信息化时代，信息化时代为实现现代化的档案管理创造了条件，计算机和档案管理共组中的应用，不仅可以提高工作效率，还能提高信息化的发展，对开展档案管理工作具有非常重要的意义。信息技术在促进档案管理发展时，也对档案管理产生了一定的阻碍问题，这时就要针对信息技术在档案管理中的问题提出相应的解决措施，提高档案管理工作质量。

1档案管理中计算机技术应用的重要性

我国是人口大国，而且人口流动性较大，也增加了档案管理工在的复杂性，传统的档案管理工作的工作效率和及时性较差，难以满足现代社会发展的需要，计算机技术的发展给档案管理带来了方便，解决了档案管理难的问题，并且凭借着自身可以容纳海量数据及强大的筛选、分类等的功能，成功的为档案管理工作者提高了工作效率，而且也提升了档案管理效率。

档案管理现代化的发展对档案管理人员的综合素质有了更高的要求，要求档案管理人员能够较好的掌握现代学科技术，通过先进的技术设备来完成档案管理工作，这样既可以节约时间，也可以提高档案管理工作效率，减少传统的档案管理工作中的工作强度，为了适应现代化的档案管理要求，需要进行大规模的信息化管理模式及技术准备。公民的真实凭证是通过档案反映的，所以档案管理不能有一点的疏忽差错，这也为人力资源的管理提供强大的先决条件。计算机技术在档案管理中的应用，就是将这种意识转化为信息化，从而促进生产力的进一步发展。另外，在对相关信息进行整理、收集等方面，计算机就显示了它在档案管理当面的便利性，联网状态下可以轻松实现信息资源共享，提高信息处理的便利性。

2计算机技术在档案管理应用中的问题

2.1电子档案保存

计算机技术在电子档案管理中的应用档案的存储也出现了一定的问题。在存储的过程中，电子档案管理程序可以满足文字处理存储，对着计算机系统的优化更新，文档资料可以存放在不同的数据库和存储盘中，在确保文档安全性的同时也提高了文档读取和长期保存的难度。

2.2缺乏统一的档案管理标准

在日常生活中，做什么都要有一个标准，“无规矩不成方圆”。现在很多的部门档案管理内容不断细化，在管理制度和管理方式方面都是大同小异，如果说管理标准不能实现统一也是必然的。而且，很多单位之间或是部门之间的沟通也是比较缺少的，这样也给实现管理标准的统一增加了难度。另外，由于计算机技术的不断发展，各单位和部门档案管理水平的差异增加了信息技术统一的难度，从而为实现统一的档案管理增加了困难。

2.3档案管理信息化程度不高

很多单位和部门都建立了信息化档案管理模式，利用计算机技术进行现代化档案管理，但很多的档案馆还是热衷于传统的手工管理模式，计算机就成了管理的辅助工具。档案管理工作的工作仍然采用纸质资料，没有建立现代化的数据库下的信息化档案管理，计算机信息化的优势就不能够体现，计算机也成了摆设，并且阻碍了档案管理的现代化和信息化发展，影响了档案管理工作的效率和管理质量。

2.4档案管理安全问题

计算机技术在档案管理中的应用，虽然提高了档案管理的工作效率和工作质量，但同时也增加了档案信息安全问题管理的难度，安全性和可靠性问题成为人们所关注的。现在很多的网络都受到黑客、计算机病毒、保密信息泄露等的威胁，使人们的信息不在安全。随着计算机网络用户的剧增，网络的危险性也在倍增。网络的不安全性和不稳定性也给档案管理工作产生了很大的影响。

3优化计算机档案管理工作可采取的几点措施

3.1完善档案管理制度

利用计算机技术实现档案管理可以在较大程度上解决档案管理中的漏洞，但是相应的档案管理制度还不够完善。但要在做好计算机当那管理工作仍然要完善相关的管理制度，充分分析计算机档案管理工作不同环节的内容，根据技术漏洞制定相关的解决措施，保证计算机档案管理工作的过程中，都要有章可循，有法可依，这样才能保证计算机档案的高效性和完整性。

3.2实现信息化档案安全管理

计算机技术在虽然为档案管理提供了优势条件，但也带了了档案信息安全问题，档案管理需要根据材料的内容进行保密安全分类。例如一级保密档案应禁止联网，防止档案共享造成信息泄露；耳机保密档案应使用局域网，三级保密档案可以支持联网查询。同时应针对信息化档案管理制定相关的法律法规进行约束，提高对档案管理工作人员的教育宣传工作。

3.3提高档案管理人员素质

档案管理人员利用计算机系统进行档案管理，不仅要具备相应的计算机知识，还应具备信息化安全管理意识并了解科学的管理。现代化的管理水平，管理过程中的计算机信息库体现，以实现改革和档案管理。在实际工作中不断完善的计算机管理系统，并不断学习更方便的文件管理程序的先进的知识。

3.4文档一体化管理

为了防止档案管理中存在文档分离问题，具体工作落实在单位的内部文件整合，避免进行重复的档案管理工作，应该针对现代化档案管理建设，对文件档案的管理内容进行总体规划，彻底改变了文档管理问题已被隔离，并逐步整合文件档案管理工作。与此同时，应结合计算机网络技术研究文档处理软件，利用现代化管理软件实现文档的综合管理，积极面对以文档管理的挑战存档载体的虚拟非传统的形式。

综上所述，结合计算机技术进行档案管理是现代信息化档案管理的需求，针对档案管理过程中总会产生一些新的问题，这时就需要工作者认真对待这些问题，并且及时的解除这些问题，这样才能使计算机技术在档案管理工作中得到良好的应用。

参考文献：

[1]栾传晟.计算机在档案管理中的应用[J].黑龙江科技信息，2011（25）.